قام حسن خليل عامل اقليم تيزنيت، و”عبد الله غازي” النائب البرلماني بالاقليم، و “سعيد التايك” الكاتب العام للعمالة، و”محمد الشيخ بلا” رئيس المجلس الاقليمي لتيزنيت، وعدد من رؤساء المصالح الخارجية اليوم الجمعة 16 يونيو 2023، بزيارة الى جماعة املن، حيث كان في استقبالهم عبد الرحمان حجي رئيس المجلس الجماعي، و اطلع خلالها عامل الإقليم والوفد المرافق له على تجربة الجماعة في مجال تدبير و رقمنة الارشيف.
وقد تم الاستماع إلى عرضين قدمهما رئيس جمعية الاعمال الاجتماعية لموظفي واعوان جماعة املن، ومدير مصالح الجماعة حول تجربة رقمنة الارشيف في اطار برنامج اوراش، وكذا تتبع ومواكبة هذا الورش من طرف مؤسسة ارشيف المغرب، كما تتبع العامل شروحات حول المراحل التي تمر منها عملية فرز و تدبير و رقمنة ارشيف الجماعة، قدمتهما كل من “اسماء ارفي”، و”رشيدة بوسين” عن المصلحة التقنية بالجماعة.
ويهدف برنامج تدبير و رقمنة ارشيف جماعة املن الى حفظ ذاكرة الجماعة، وتحسين الخدمات المقدمة للمواطنين والمرتفقين من خلال تسهيل عملية الاطلاع على الوثائق من طرف الموظفين، وتسريع المساطر الادارية.
وعرفت المرحلة الاولى من هذا الورش رقمنة ومعالجة ازيد من 13 الف وثيقة، تهم العشر سنوات الاخيرة، دام الاشتغال عليها مدة سبعة اشهر، اربعة اشهر منها انجزت ضمن برنامج اوراش- الاوراش العامة المؤقتة لسنة 2022.
كما استفاد اطر و موظفو جماعة املن من ورشات تكوينية في مجال تدبير الارشيف الجاري والوسيط بتأطير من أطر مؤسسة ارشيف المغرب همت عمليات و إجراءات تدبير الأرشيف عبر تشخيص الوضع، وأدوات التدبير والمعالجة، وأدوات البحث، و الحفظ، والإتاحة، وتدابير الفرز، وبرنامج الإتلاف، وتدابير تحويل وتسليم الأرشيف، بالإضافة الى تشخيص وضعية ارشيف الجماعة الى غاية 1992.
وتتطلع جماعة املن الى تنظيم ارشيفها، من خلال احداث البنية الادارية المكلفة بالارشيف بالجماعة، و اصلاح و تجهيز مكتب و مستودع الارشيف، و احداث منصة رقمية لتخزين وتدبير الارشيف الجاري و الوسيط.
تجدر الاشارة الى ان جماعة املن تراهن على رقمنة خدماتها، و تمكين المواطنين و المرتفقين من مختلف الوثائق الادارية بصيغة الكترونية، حيث انخرطت في عدد من المنصات الرقمية كمكتب الضبط الرقمي، و الشباك الالكتروني للوثائق الادارية ”وثيقة”، و المنصة الرقمية ”رخص’ الخاصة بتدبير و التتبع الالكتروني للتراخيص في مجالات التعمير والأنشطة ذات الطابع الاقتصادي.